Politique sur la confidentialité
Le respect de la confidentialité des personnes fait partie intégrante des activités professionnelles de Eagle Ressources Professionnelles (Eagle). Notre engagement à l’égard du respect de la confidentialité des informations personnelles et professionnelles des contractuels que nous référerons à nos clients est un principe fondamental qui fait partie de la tradition chez Eagle. Les informations personnelles et professionnelles de nos contractuels sont rassemblées, traitées et divulguées en conformité à notre politique de confidentialité.
Les informations personnelles, pourquoi les recueillir?
En utilisant les services de Eagle, vous devez fournir des informations et renseignements qui contribuent à vous offrir les meilleurs services auxquels vous avez droit. En plus de se retrouver dans votre contrat ou dans votre curriculum vitae ou encore dans la description de l’emploi recherché, d’autres renseignements personnels et professionnels peuvent aussi se retrouver dans votre dossier, dont :
- Les notations prises pendant les entrevues,
- Les informations obtenues suite aux vérifications de vos antécédents professionnels,
- Les résultats de vos dossiers scolaires et de formation ponctuelle,
- Des informations contenues dans des lettres de recommandations,
- Les résultats des examens et épreuves de qualification.
Lorsque vous êtes en affectation temporaire, les renseignements personnels et professionnels requis sont les suivants :
Les renseignements requis par le service de la paie dont ceux de votre institution financière, de vos déductions d’impôts (provincial et fédéral) et ceux de l’allocation des vacances annuelles.
Vos renseignements personnels et ceux de vos bénéficiaires requis pour vous inscrire à nos programmes d’avantages sociaux.
Ces renseignements servent :
- À qualifier vos compétences et à connaître vos besoins et préférences;
- À repérer les meilleurs emplois qui présentent le plus grand potentiel d’avancement de votre carrière;
- À fournir à nos clients des informations sur les candidats à la recherche d’un emploi;
- À évaluer et à adapter nos activités professionnelles pour qu’elles répondent adéquatement aux besoins des candidats à la recherche d’un emploi et aux besoins de nos clients;
Lorsque vous êtes en affectation temporaire, à vous procurer une rémunération et tous les autres services en ressources humaines.
Les renseignements rassemblés par Eagle n’excèdent jamais ses besoins de base à moins d’une demande explicite d’un client et, dans un tel cas, les informations demandées seront divulguées seulement après avoir obtenu le consentement exprès du contractuels.
À qui et quand ces informations sont-elles divulguées?
Eagle ne pratique pas le commerce de l’information. Vos renseignements personnels et professionnels ne sont donc jamais échangés, vendus ou cédés à d’autres entreprises. Vos renseignements servent aux besoins professionnels et légitimes de Eagle ou pour permettre à Eagle de se conformer aux exigences légales, par exemple, une ordonnance de la cour.
Dans le cadre de nos activités professionnelles, vos renseignements personnels et professionnels peuvent être dévoilés à un client seulement si nous évaluons que l’emploi offert correspond à vos besoins et vos attentes. De plus, seuls les renseignements permettant à ce dernier de prendre une décision éclairée à votre sujet, sont divulgués. En tant que candidat à la recherche d’un emploi et ayant fait appel à Eagle, la confiance mutuelle qui nous anime est tellement importante que nous prenons toutes les mesures pour ne jamais la compromettre. Le consentement exprès préalable à toute divulgation de vos renseignements personnels et professionnels, est un exemple de telles mesures
Pour nous permettre de vous fournir une gamme complète des services de placement d’emplois, il se peut que nous ayons à partager certains de vos renseignements personnels et professionnels avec nos associés, nos partenaires, nos contractuels ou autres entreprises (collectivement ces tiers sont nos « représentants ») dont on se sert pour vous offrir l’ensemble de nos services. Toutefois, les informations à votre sujet que nous leur divulguons sont restreintes à la nature des services que nous requérons d’eux. De plus, les contrats entre nous et ces représentants contiennent des clauses de non-divulgation des renseignements que nous leur soumettons et l’obligation de respecter notre politique de confidentialité
Voici quelques exemples d’entreprises et d’organisations avec lesquelles nous partageons une partie de vos renseignements personnels et professionnels:
- Les entreprises à qui nous demandons d’effectuer des recherches sur vos antécédents judiciaires, académiques et financiers, et ce, à la demande d’un client;
- Les entreprises indépendantes de traitement de la paie (dans les cas d’affectation temporaire);
- Les entreprises d’évaluation de vos compétences.
Votre consentement éclairé?
En utilisant les services de Eagle et en ayant pris connaissance de cette politique de confidentialité et en nous transmettant vos renseignements personnels et professionnels, vous consentez à ce que Eagle utilise une partie de ces renseignements dans le traitement de votre demande de service. En conséquence, vous autorisez Eagle à recueillir cette information et à en disposer selon les termes de la présente politique de confidentialité.
Si vos renseignements personnels et professionnels font l’objet d’une divulgation ou d’un usage non prévu aux présentes, Eagle obtiendra préalablement votre consentement exprès. À titre d’exemple, lorsqu’un client évalue qu’un de nos contractuels est un candidat potentiel à un emploi et que nous évaluons que cet emploi répond aux attentes de ce contractant, nous exigerons d’abord le consentement écrit et exprès de ce candidat avant de ne divulguer ses renseignements personnels ou professionnels à un tiers qui effectuera une recherche auprès de vos employeurs antérieurs.
De plus, votre consentement éclairé est implicite lorsque Eagle fait un usage de vos renseignements personnels et professionnels à des fins évidentes. À titre d’exemple, lorsque vous nous soumettez les noms et coordonnées d’employeurs antérieurs, Eagle pourra les contacter sans exiger, à nouveau, votre consentement écrit et exprès.
Pendant combien de temps vos renseignements personnels et confidentiels sont-ils conservés chez Eagle?
Vos renseignements personnels et professionnels sont conservés par Eagle tant et aussi longtemps que vous utilisez ses services. Dans certains cas toutefois, la durée de conservation est prescrite par une loi. Dans le cas des contractuels en affectation temporaire, les renseignements personnels et professionnels sont conservés tant et aussi longtemps que le contractant a un dossier actif, après quoi ils sont conservés pour les sept années après la fermeture du dossier. Les renseignements personnels et professionnels des contractuels en affectation permanente sont conservés pendant une période d’une année après la date d’une affectation permanente.
Vos renseignements personnels et professionnels sont-ils conservés en lieux sûrs?
Tout notre personnel doit se conformer aux politiques et procédures en vigueur dont celles qui garantissent que vos renseignements personnels et professionnels, tant dans le format papier que dans le format digital, sont conservés dans des lieux sûrs. À titre d’exemple, nous exigeons :
- Que tous les classeurs non employés soient verrouillés;
- Que l’accès aux dossiers, aussi bien tant dans leur format papier que dans leur format digital, soit autorisé après une analyse des tâches et fonctions des employés concernés et selon le degré de connaissance requise;
- Que les critères, qui régissent les mots de passe donnant accès aux fichiers informatisés et la grille des échéances et du renouvellement de ces mots de passe, limitent les tentatives d’accès non autorisé.
- Que tout le personnel se soumet à la formation continue qui traite de la sécurité de conservation et du respect de la confidentialité des renseignements personnels et professionnels de nos contractants.
Vous pouvez utiliser notre site Web pour poser des questions au sujet de nos services et fournir des renseignements vous concernant, comme votre curriculum vitae. Ces renseignements sont protégés par les politiques de sécurité du fournisseur de services Internet qui héberge notre site Web et ne sont conservés sur ce site que pendant la période nécessaire à leur transfert vers notre base de données externe. Tous les renseignements de notre base de données sont protégés par les mécanismes de sécurité de notre fournisseur de base de données et demeurent la propriété exclusive d’Eagle. Tous les renseignements seront utilisés seulement aux fins de prestation des services et de production de rapports statistiques. Il est essentiel de se souvenir des risques inhérents d’interception auxquels vous vous exposez et qui échappent à tout contrôle de notre part lorsque vous nous transmettez vos renseignements personnels par courriel non protégé (non chiffré).
Par quels moyens pouvez-vous accéder à l’information personnelle et professionnelle qui vous concerne et en valider son contenu?
Les renseignements personnels et professionnels dont se sert Eagle sont ceux que vous nous transmettez. C’est aussi le cas de ceux fournis par des tiers tels vos employeurs antérieurs, les institutions scolaires que vous avez fréquentées et les organismes et entreprises qui effectuent des recherches sur vos antécédents. Vous pouvez accéder à votre dossier de renseignements personnels et professionnels en vous adressant au dirigeant principal de l’information dont les coordonnées apparaissent ci-après. Puisque ces demandes engendrent un travail excédentaire auprès de notre personnel de gestion et administratif, des frais de 100 $ seront exigés en plus des frais de poste et d’expédition, s’il y a lieu.
Eagle met tout en œuvre pour s’assurer de la justesse de vos renseignements personnels et professionnels. Toutefois, la rigueur de Eagle de tenir des fichiers à jour de ses contractuels doit être soutenue par ceux-ci en nous faisant parvenir une mise à jour assidue de leurs renseignements personnels et professionnels. Il est possible de le faire en s’adressant au directeur de l’information dont les coordonnées apparaissent ci-après. Nous nous empresserons de faire les changements à votre dossier.
Vous avez des questions ou des commentaires? N’hésitez pas à communiquer avec nous.
Eagle prend toute la responsabilité de la gestion et de la confidentialité de tous les renseignements rassemblés à ces fins. Si toutefois, vous avez des inquiétudes à l’égard de cette politique ou si vous avez des raisons de croire que Eagle ne s’y conforme pas, nous vous invitons à communiquer avec le chef de l’information dont les coordonnées sont les suivantes;
Jean Gilchrist
Eagle Ressources Professionnelles
67 rue Yonge
Bureau 200
Toronto (Ontario) M5E 1J8
*** Le masculin comprend aussi le féminin. Le masculin est utilisé seulement pour alléger le texte.
