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Filtrage de sécurité des organisations et contrats fédéraux

Il y a un peu plus d'un an, j'ai publié un article au sujet de l'exigence de la Direction canadienne de la sécurité industrielle (DSIC - une division de SPAC) pour tous les entrepreneurs indépendants faisant affaire avec le gouvernement fédéral d'autoriser leurs entités constituées en société sous l'écran d'organisation du secteur privé (PSOS). Depuis lors, de nombreux entrepreneurs d'Eagle ont suivi le processus et nous en avons tous appris davantage à ce sujet, y compris certaines des questions courantes. Voici les réponses à certaines des questions que nous entendons, ainsi que quelques conseils pour vous aider tout au long du processus PSOS :

Attends, qu'est-ce qui se passe ?

Les entrepreneurs indépendants travaillant pour le gouvernement fédéral ont toujours été tenus d'obtenir une vérification de sécurité du personnel à un certain niveau (par exemple, cote de fiabilité, autorisation secrète, etc.). Ces autorisations ont été complétées par les organisations par lesquelles ils sous-traitaient. Par exemple, lorsque les sous-traitants travaillent via Eagle, soit nous soumettons une demande de nouvelle autorisation du personnel, soit nous dupliquons leur demande actuelle. Indépendamment de ce qui se passe, Eagle finit par « posséder » l'autorisation et, du moins aux yeux de la DSIC, l'entrepreneur est considéré comme faisant partie du personnel d'Eagle (même si ce n'est pas le cas). Eagle est en mesure de soumettre et de posséder des habilitations de sécurité parce que nous avons une habilitation de sécurité d'installation (FSC), ce qui signifie qu'Eagle, en tant que société, est habilitée à la sécurité.

En 2012, la DSIC a mis en place un nouveau processus. Plutôt que des entrepreneurs indépendants constitués en société ayant une autorisation personnelle appartenant à de nombreuses organisations différentes, ils sont plutôt tenus d'obtenir une autorisation pour leur propre société. Une fois cette opération terminée, leur société conservera leur habilitation de personnel.

Quel est le processus pour y parvenir?

À la signature de votre nouveau contrat de sous-traitance, l'entrepreneur principal (souvent une agence de placement) est responsable de s'assurer que votre entreprise et le personnel qui effectue les travaux (vous) détenez l'autorisation appropriée. Si votre société n'est pas déjà autorisée, l'entrepreneur principal sera responsable de « parrainer » votre société pour qu'elle reçoive l'autorisation appropriée.

L'entrepreneur principal remplira les documents nécessaires pour lancer le processus et le présentera à SPAC. Une fois ce travail papier traité (généralement quelques semaines), vous recevrez un courriel de SPAC contenant certains formulaires.

Vous devrez remplir et soumettre les formulaires dans les 30 jours. Après quoi, SPAC pourrait revenir vers vous avec d'autres questions et demander une brève entrevue. Vous pouvez trouver le processus complet étape par étape ici.

À quel niveau de sécurité serai-je autorisé ?

Votre société exigera soit une vérification d'organisation désignée (DOS) ou une habilitation de sécurité d'installation (FSC). Cela dépendra de l'exigence de sécurité de votre contrat. Si vous devez uniquement détenir le statut de fiabilité, vous serez autorisé à utiliser DOS. Si vous avez besoin d'une habilitation de sécurité classifiée, secrète ou très secrète, vous auriez besoin du FSC.

Dans certains cas, la société d'un entrepreneur peut déjà détenir un statut mais exiger un niveau plus élevé pour le nouveau contrat. Dans ce cas, l'entrepreneur principal devrait parrainer la société pour une mise à niveau.

Comment puis-je commencer?

Vous ne pouvez pas être parrainé pour une vérification d'organisation à moins que vous ne soyez sous contrat actif nécessitant une habilitation de sécurité.

Combien de temps cela prendra-t-il?

Le processus varie, mais nous entendons des entrepreneurs qui l'ont déjà terminé qu'il faut environ 1 an.

Comment puis-je me préparer ?

Si vous prévoyez de commencer le processus bientôt, vous pouvez vous préparer en rassemblant certaines des informations qui vous seront demandées dans la demande d'inscription initiale, notamment :

  • Numéro d'approvisionnement de l'entreprise – il s'agit d'une exigence obligatoire pour faire affaire avec le gouvernement fédéral. Tant que vous avez un numéro HST, vous pouvez obtenir votre NEA ici.

  • Les propriétaires de la société et leur pourcentage de propriété – Pour un entrepreneur indépendant, il s'agit généralement d'eux-mêmes et, dans certains cas, de leur conjoint ou d'un partenaire commercial.

  • Agent de sécurité d'entreprise (CSO) et agent de sécurité d'entreprise suppléant (ASCO) – Le CSO serait l'entrepreneur indépendant (vous). L'ACSO n'est requis que si vous avez plus d'un employé.

  • Tous les hauts fonctionnaires clés (KSO - propriétaires, dirigeants, administrateurs) - Encore une fois, il s'agit généralement uniquement de l'entrepreneur indépendant et peut-être d'une autre personne.

  • Autorisations de sécurité pour le CSO, les ASCO, les KSO et tout le personnel qui effectuera des travaux - Dans de nombreux cas, vous porterez tous ces chapeaux. Vous avez aussi probablement déjà l'autorisation nécessaire. Si vous êtes dans une situation décrite ci-dessus où vous avez un autre ACSO ou KSO et qu'ils ne sont pas autorisés, contactez votre agence pour voir si elle peut vous aider à démarrer ce processus immédiatement.

  • Passez en revue les autres formulaires qui vous seront envoyés. Certains des formulaires initiaux que TPSGC vous envoie peuvent être consultés en ligne, notamment :

Vais-je devoir recommencer tout le processus d'habilitation de sécurité du personnel ?

Non. Si vous possédez déjà une habilitation de sécurité du personnel valide, vous n'aurez qu'à remplir le formulaire de filtrage de sécurité du personnel. En haut, dans la section A, vous sélectionneriez « Transfert » afin que votre autorisation de personnel soit transférée à votre société après avoir été autorisée.

Comment cela va-t-il changer ma façon de faire des affaires ?

Il y aura très peu de changements dans votre façon de faire des affaires, même si vous constaterez certains avantages tels que :

  • Vous n'aurez plus à dupliquer votre autorisation à chaque fois que vous commencerez à travailler avec une nouvelle agence

  • Vous pourrez travailler directement avec SPAC pour émettre vos propres renouvellements d'habilitation de sécurité et vous assurer qu'elle n'expire pas.

  • Vous ne serez plus considéré comme un « personnel » de votre agence, ce qui contribue à vous séparer davantage du fait d'être un employé aux yeux de l'ARC

Cela affectera-t-il mon contrat actuel?

Votre contrat actuel ne sera pas affecté par le processus PSOS. Selon les réglementations de la CISD, un contrat de sous-traitance ne devrait pas commencer tant que le PSOS n'est pas terminé ; toutefois, SPAC reconnaît que cela aurait une incidence importante sur les activités et accorde une période de transition. Votre contrat sera autorisé à commencer à utiliser votre habilitation de personnel appartenant à votre agence.

Et si je décide de ne pas faire ça ?

Si vous choisissez d'ignorer les formulaires et de ne pas autoriser votre organisation, il est possible que vous ne puissiez pas travailler sur des contrats du gouvernement fédéral nécessitant une habilitation de sécurité.

J'espère que cela vous aidera à clarifier les choses. Si vous avez d'autres questions ou si vous souhaitez partager votre expérience personnelle avec le processus PSOS et quelques conseils pour y parvenir, n'hésitez pas à nous contacter.