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Conseils pour atteindre la boîte de réception zéro

​Cet article de Karin Eldor a été initialement publié sur le blog Monster Career Advice.

À quand remonte la dernière fois que vous avez atteint l'insaisissable « 0 » dans votre boîte de réception ? Plus aucun e-mail à lire ou à répondre. Une ardoise parfaitement propre. Ou attendez une minute : avez-vous déjà atteint cet objectif ? Et devriez-vous même vous en soucier? De plus, une fois que vous avez vidé votre boîte de réception, cela peut prendre quelques minutes pour qu'elle se remplisse à nouveau !

Une chose sur laquelle nous pouvons tous être d'accord : notre perception de la productivité est devenue définie par le nombre d'e-mails auxquels nous avons répondu par rapport au nombre d'e-mails laissés dans notre boîte de réception. Mais si la raison pour laquelle il vous reste beaucoup d'e-mails est que vous étiez occupé à créer des stratégies et à passer une journée de travail bien remplie, alors la taille de votre boîte de réception est-elle importante ?

À vrai dire, il y a un sentiment d'accomplissement lié au fait de vider votre boîte de réception à la fin de la journée. Et bien sûr, il existe des outils pour y parvenir.

Entrez dans le phénomène « Inbox Zero ».

Le buzz derrière Inbox Zero

Le terme et la philosophie d'Inbox Zero ont été inventés à l'origine par Merlin Mann, fondateur et écrivain de 43 Folders, un blog sur « trouver le temps et l'attention nécessaires pour faire votre meilleur travail créatif ». Contrairement à la croyance populaire, le « Zéro » ne fait pas référence au fait de garder votre boîte de réception vide à tout moment de manière obsessionnelle. Au lieu de cela, il fait référence à « la durée pendant laquelle le cerveau d'un employé est dans sa boîte de réception ».

Les e-mails nuisent à notre capacité à faire un travail intelligent, même s'ils nous tiennent très occupés. Cela entrave notre productivité et place le contrôle de la façon dont vous passez votre journée de travail entre les mains de quelqu'un d'autre car vous êtes dans un état réactif constant. Certaines personnes deviennent même anxieuses en ouvrant leur courrier électronique, anticipant les messages non lus qui s'y trouvent.

Psychologue et auteur de The Best Place To Work, Ron Friedman déclare : « La raison pour laquelle il peut sembler accablant de trouver de nombreux e-mails dans votre boîte de réception professionnelle est que chaque message représente une autre demande de votre temps et une autre décision que vous devez prendre. Même déchiffrer une annonce générique sur la cafetière de bureau demande des efforts, ce qui laisse moins d'énergie pour le travail qui compte.

Vrai que.

Comment atteindre la boîte de réception zéro

Planifiez des heures de courrier électronique et soyez militant à ce sujet

Gardez votre programme de messagerie fermé pendant la majeure partie de la journée, sauf pendant les heures désignées que vous lui réservez. Un système populaire appliqué par les hommes d'affaires vérifie et répond trois fois par jour. Et si cela vous aide, dites-le aux gens dans votre signature ou dans une réponse automatique programmée, si vous le pouvez (c'est un conseil célèbre du gourou de la productivité Tim Ferriss, auteur de : The 4-Hour Workweek). C'est un excellent moyen de gérer les attentes des autres et un moyen efficace de vous assurer que vous accordez toute votre attention à vos tâches ou réunions en cours.

Touchez-le une fois !

Ne prenez pas l'habitude d'ouvrir vos e-mails entre les réunions, de lire certains messages, puis de les laisser inactifs dans votre boîte de réception. Lisez et répondez si vous le pouvez, ou si un e-mail nécessite plus de réflexion ou d'action stratégique, classez-le dans un dossier correctement étiqueté.

Cela peut être mieux expliqué dans le système suivant :

Supprimer, Déléguer, Répondre, Différer ou Faire

Selon Merlin Mann, suivez le principe Supprimer, Déléguer, Répondre, Différer ou Faire, lors du traitement du courrier.

Voici comment ça se passe :

  • S'il n'est pas important, supprimez-le immédiatement ;

  • S'il ne s'agit pas d'un élément que vous devez gérer vous-même, déléguez-le.

  • S'il s'agit d'une tâche que vous pouvez effectuer en deux minutes ou moins, faites-la (envoyer une réponse, classer le message, passer un appel téléphonique, etc.).

  • Si vous devez le gérer, mais que lire le message et terminer la tâche vous prendra plus de deux minutes, reportez-le.

Créer des sous-dossiers clairement étiquetés

Utilisez des dossiers et des étiquettes pour rester organisé et vous aider à établir des priorités lors du report. Voici un système simple à utiliser :

  • Besoin d'action ou de réponse

  • En attente de réponse

  • Lire

  • Informations importantes (comprend tous les e-mails contenant des informations importantes à référencer mais ne nécessitant pas de tâche de suivi de votre part)

Ne plus être répertorié

Désabonnez-vous des e-mails marketing qui ne vous apportent pas de joie ou n'ajoutent pas de valeur.

Utiliser des plugins

Si vous utilisez Gmail, des plug-ins comme Streak ou Boomerang peuvent vous aider à gérer votre boîte de réception et à planifier vos e-mails (ils ont des versions gratuites pour les besoins de base !). Streak vous aide à configurer des modèles de réponses que vous pouvez utiliser pour les contacts dans des groupes spécifiques et définit certains e-mails pour qu'ils refont surface à une date ultérieure en tant que rappels, afin que vous n'ayez pas à vous en soucier. Boomerang vous aide à planifier des e-mails, donc si vous répondez à un lot d'e-mails, vous pouvez planifier certaines réponses à des heures différentes (c'est-à-dire le matin du lendemain par rapport à 17h le même jour, quand vous êtes réellement rédaction de la réponse).

Ne répondez pas à tous les e-mails

Cela peut être extrêmement libérateur. Si quelque chose n'est tout simplement pas une priorité pour le moment, archivez-le et passez à autre chose. Ne gaspillez pas votre intelligence. Cependant, utilisez votre instinct ; vous savez qui et quoi est prioritaire, alors évaluez en conséquence !

Devenez un maître de messagerie

Dans votre quête pour nettoyer votre boîte de réception et éviter le constant « Désolé pour la réponse tardive ! » message, utilisez les conseils qui vous conviennent le mieux. Espérons qu'ils vous aideront à éliminer l'encombrement et à prendre le contrôle de tous les e-mails entrants, plutôt que de laisser ces messages prendre le contrôle de vous !