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Guide d'un entrepreneur indépendant pour organiser le courrier électronique

Les sous-traitants technologiques indépendants reçoivent des e-mails sous tous les angles : clients (passés et présents) demandant des mises à jour sur les projets, collègues demandant des références ou à rattraper leur retard, recruteurs de toutes sortes envoyant des offres d'emploi, des factures et des communications de fournisseurs, et de bien sûr les amis et la famille qui cherchent à se connecter pour des raisons illimitées. Ne pas suivre ces e-mails peut endommager les relations, entraîner des opportunités perdues ou vous donner la réputation d'être désorganisé et inutile. Voici quelques moyens simples de contrôler votre courrier électronique afin d'exceller à servir vos clients et à réduire le stress dans votre vie.

Divisez vos e-mails dans des boîtes de réception distinctes

Lorsque tous vos e-mails vont au même endroit, vous demandez un désordre désorganisé. Vous vous condamnez également à des distractions, à des priorités mixtes et à une gestion brutale du temps. Nous suggérons aux entrepreneurs indépendants d'avoir plus de 3 boîtes de réception :

  1. Une boîte de réception personnelle : c'est là que doivent aller les courriels de la famille, des amis, des groupes de bénévoles et les factures liées à la maison. Tout e-mail envoyé ici devrait nécessiter une réponse ou une action quelconque.

  2. Boîte de réception de votre entreprise de sous-traitance : donnez cette adresse e-mail aux recruteurs, collègues, clients passés et potentiels, fournisseurs - toute personne liée à votre entreprise. Pour conserver une image professionnelle, vous pouvez acheter un nom de domaine lié à votre entreprise et l'utiliser pour votre adresse e-mail.

  3. La boîte de réception des e-mails en masse : Nous ne voulons pas dire « SPAM », car cette boîte de réception peut contenir des informations que vous aimez recevoir, mais rien qui soit prioritaire ou nécessite une action. Par exemple, il s'agit d'une excellente adresse e-mail à utiliser pour les notifications sur les réseaux sociaux et les abonnements à la newsletter.

+ Boîtes de réception des clients : lorsque vous démarrez un projet, les clients vous fournissent souvent une boîte de réception pour leur organisation. Ceci pour tout ce qui concerne le projet spécifique, mais évitez de l'utiliser pour autre chose. Continuez à envoyer des e-mails aux recruteurs depuis votre boîte de réception professionnelle et ne donnez pas l'adresse de votre client pour des e-mails personnels.

Planifiez du temps pour vérifier chaque boîte de réception

Chaque boîte de réception aura des priorités différentes et doit être vérifiée à des moments différents pour vous assurer que vous gérez bien votre temps. Par exemple, votre boîte de réception de courrier en nombre peut être consultée uniquement le dimanche matin, votre boîte de réception personnelle le soir, votre boîte de réception professionnelle plusieurs fois par jour et la boîte de réception client uniquement pendant que vous êtes à l'heure.

Essayez de travailler vers Inbox Zero (ou une forme de celui-ci) à la fin de chaque journée

Le concept de la boîte de réception zéro est la théorie selon laquelle votre stress sera considérablement réduit si vous ne regardez pas toujours une boîte de réception pleine. Fixez-vous comme objectif de vider votre boîte de réception (ou définissez un nombre de 10 ou 50, selon votre volume personnel) d'ici la fin de chaque journée. Inbox Zero peut être atteint avec quelques astuces simples :

  • Désabonnez-vous de tout ce que vous ne lisez pas.

  • Si l'e-mail ne nécessite aucune action supplémentaire, archivez-le.

  • Si l'e-mail n'est qu'un rappel, ajoutez une tâche ou un rappel de calendrier ailleurs et archivez-le.

  • S'il n'est pas nécessaire de répondre immédiatement à l'e-mail, déplacez-le dans un dossier « Répondre la semaine prochaine » et archivez-le (n'oubliez pas de définir l'heure pour examiner ce dossier et répondez à l'expéditeur en lui indiquant quand vous examinerez son e-mail).

Tirez parti de l'étiquetage et de la recherche

Trouver des e-mails est aussi important pour s'organiser que d'y répondre. Avec les outils de recherche avancés disponibles dans les e-mails, il n'est plus nécessaire de créer un système de dossiers complexe, ce qui rend souvent plus difficile la récupération d'un e-mail. Au lieu de cela, les services de messagerie en ligne populaires tels que Gmail et Outlook vous permettent d'ajouter des étiquettes avant d'archiver un e-mail. Lorsque vous utilisez également autant de mots-clés que possible dans les lignes d'objet, vous pouvez trouver un e-mail à l'aide d'une recherche basée sur les étiquettes, les mots-clés, les destinataires et la date.

Passez en revue les outils de messagerie disponibles pour vous

En plus des divers plug-ins et extensions qui peuvent faciliter l'envoi d'e-mails, découvrez ce qui est déjà disponible pour vous. Les réponses prédéfinies et les modèles d'e-mails sont parfaits pour répondre rapidement aux e-mails que vous recevez toujours (par exemple, l'e-mail "Merci, mais non merci" que vous envoyez aux recruteurs), et les règles automatisées vous aideront à étiqueter ou archiver rapidement les e-mails au fur et à mesure qu'ils arrivent.

Arrêtez d'envoyer autant d'e-mails

Parfois, nous écrivons beaucoup plus souvent que nécessaire. Les va-et-vient essayant de fixer un moment pour se rencontrer ou se disputer sur une solution sont mieux réglés par téléphone ou en personne. Ces longues chaînes ne font qu'encombrer votre boîte de réception et vous faire manquer des e-mails importants.

Chaque professionnel de l'informatique doit utiliser le courrier électronique dans sa vie et les entrepreneurs indépendants doivent être organisés pour être productifs et mieux servir les clients. Comment pouvez-vous améliorer vos habitudes de messagerie ? Y a-t-il quelque chose que vous pouvez ajouter aux suggestions ci-dessus ?